Dimensionamento do Quadro de Pessoal!

Desenvolvi esse artigo em 2009 sendo um dos primeiros do Blog. Até pouco tempo atrás passou despercebido, quase escondido entre tantos posts. Considerando o grave momento por que passa nosso país e nossa economia, voltou com carga total. O roteiro para análise está completo. Muito cuidado e inteligência no desenvolvimento e aplicação em sua empresa. Primeiro faça um detalhado mapeamento de processos e só depois disso comece a pensar no assunto.

Os primeiros passos para geração de resultados através das pessoas, devem ser direcionados para a determinação do resultado de desempenho que se deseja.

A nova dinâmica das sociedades contemporâneas exige que as empresas minimizem seus processos burocráticos, sendo menos hierárquicas e mais participativas e façam uma releitura de seus procedimentos para simplificá-los. Eliminar os desnecessários, dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho, gerenciar seus custos, avaliar seus resultados e, sobretudo, desenvolver o seu capital principal: as pessoas.

A adequação dos recursos humanos tem constituído ação prioritária no atual contexto de mudança. O estabelecimento de nova cultura organizacional, o desenvolvimento de pessoal, a implantação de sistemas de remuneração adequados e a reestruturação de cargos e carreiras são instrumentos importantes para a compatibilização e a necessária reconstrução da estrutura organizacional de uma empresa.

Conseqüentemente, as empresas estão sendo forçadas a redefinir seus papéis, responsabilidades e relacionamentos internos e externos.

O desenvolvimento e implantação de processos de dimensionamento de pessoal, visa o estabelecimento de critérios e a definição qualiquantitativa da demanda de pessoal, necessária à execução das atribuições de cada unidade organizacional.

Etapas básicas de um processo de Dimensionamento de Quadro de Pessoal

1. Levantamento, conhecimento e análise de organogramas macro de todas as áreas e unidades descentralizadas que formam a empresa.

2. Descrição dos objetivos de cada Unidade Organizacional (box) existente (razão de ser de cada Assessoria, Diretoria, Assistência, Chefia,...) para facilitar o entendimento e a análise da Identidade Organizacional.

3. Levantamento de Funcionogramas indicando todos os Cargos lotados em cada Unidade Organizacional.

Os Organogramas/Funcionogramas são elaborados observando-se :

1. Hierarquia das Unidades Organizacionais

2. Nível de supervisão

3. A natureza das atividades

4. Níveis de responsabilidades

A análise dos funcionogramas proporciona o conhecimento do universo ocupacional da empresa, base para identificação dos cargos e grupos ocupacionais e do quantitativo existente (postos de trabalho).

Esse levantamento indica as posições existentes em cada Unidade Organizacional, demonstrando quantas posições estão preenchidas e quantas estão vagas. Possibilita analisar os seguintes indicadores:

1. Unidades Organizacionais com capacidade acima, equilibrada ou abaixo das necessidades,

2. Análise dos Cargos vagos ou com vagas disponíveis,

3. Há quanto tempo estão vagos?

4. Quais as conseqüências para os resultados da Unidade Organizacional?

5. Possibilidades de remanejamento interno (mudança de ambientes organizacionais)?

6. Confrontar as informações com os programas e projetos estratégicos atuais referente às necessidades de pessoal.

7. Que Áreas ou Unidades Organizacionais serão mais demandadas e em que fases?

8. Analisar as vagas disponíveis.

9. Quais as razões de estarem disponíveis?

10. Há quanto tempo estão disponíveis?

Os levantamentos formulados como qualitativos, referem-se ao dimensionamento da qualidade dos funcionários, procurando identificar o nível de capacitação ou qualificação profissional, o nível de desempenho (analisar o histórico) e o nível de competência e potencial.

Possibilita a análise do Quadro de Pessoal face às necessidades do trabalho, à contribuição aos objetivos da empresa e às expectativas futuras (banco de conhecimentos existente/disponível).

Os dados levantados serão individualizados sob o enfoque de ”quem é quem” dentro da empresa. Esse tipo de análise favorece o planejamento da melhor distribuição e utilização do quadro de funcionários e fornece subsídios para a as necessidades de formação e capacitação.

Ações e Operações

1. Conhecimento dos Organogramas

2. Levantamento e análise dos Funcionogramas

3. Conhecimento e análise dos “produtos” recebidos de outras Unidades Organizacionais para processamento

4. Conhecimento e análise da missão e dos objetivos da existência da Unidade Organizacional – “produtos que gera“

5. Levantamento e análise dos fluxos de “Quem é Cliente de Quem” dimensionando a relação das Unidades Organizacionais dentro da própria área e entre as demais áreas da empresa.

6. Quais Áreas e Unidades Organizacionais geram “produtos” finais

7. Levantar e analisar as conseqüências de erros e/ou atrasos na geração dos “produtos”

8. Levantar, analisar e confrontar o nível de capacitação dos funcionários da Unidade Organizacional em relação à qualidade e complexidade dos “produtos” gerados

9. Analisar a existência de “capacitação” ociosa de funcionários em relação aos “produtos”gerados. Capacitação além e/ou aquém do normalmente exigido.

10. Analisar na Unidade Organizacional a existência de “picos” regulares de trabalho durante um determinado período (mês) e como a Unidade Organizacional lida com esses “picos” para atender as demandas. Analisar os efeitos negativos de possíveis “gargalos” confrontados com o quadro (quantitativo) e capacitação (qualitativo) atual.

NOTA: Olá a todos que leram este post. Desenvolvi esse artigo em 2009 sendo um dos primeiros do Blog. Até pouco tempo atrás passou despercebido, quase escondido entre tantos posts. Considerando o grave momento por que passa nosso país e nossa economia, voltou com carga total. O roteiro para análise está completo. Muito cuidado e inteligência no desenvolvimento e aplicação em sua empresa. Primeiro faça um detalhado mapeamento de processos e só depois disso comece a pensar no assunto.

Carlos Alberto de Campos Salles

Consultor de Recursos Humanos

Aposentado e sempre Independente