Qual a importância do feedback? Como fazê-lo?

A falta de engajamento está ligada diretamente ao feedback e se este não é feito com frequência ou da forma adequada, os colaboradores se sentem desmotivados

*Rogério Bulhões

O feedback é uma importante ferramenta de avaliação de performance, além de ser uma das formas de alinhar junto aos colaboradores as atividades e o caminho que o negócio está tomando. Quando o feedback é feito da maneira correta tanto gestor, quanto colaboradores, são engajados e motivados e criam uma comunicação direta muito benéfica.

Fazer o feedback não se resume apenas em apontar erros ou fazer elogios quando acontece uma situação específica, por isso deve ser feito com seriedade e com base nos dados da avaliação de desempenho do colaborador.

Listamos os quatro motivos que o tornam uma ferramenta tão importante na Gestão de Pessoas:

1.                  Ajuda a identificar pontos fortes e fracos

Com o feedback, os colaboradores passam a ter conhecimento sobre suas atitudes, o que está funcionando e o que não está. Muitos funcionários têm talento para realizar outras tarefas que não são comuns à sua rotina e os gestores podem apontar esses pontos fortes e ajudar a aprimorar as tarefas para aquele funcionário.

Não se trata de dar broncas ou elogiar demais, mas sim pontuar as qualidades do funcionário e também o que ele precisa melhorar, uma visão de fora o ajuda a reconhecer seus pontos positivos e negativos e a investir na melhoria deles. Neste outro post ensinamos como identificar problemas e soluções através do feedback.

2.                  Funcionários mais seguros aprimoram seu trabalho

Quando o colaborador sabe que está realizando um bom trabalho ou tem uma orientação para melhorá-lo, ele se torna mais seguro para realizar suas tarefas, inovar e trazer coisas boas para a empresa. Bons comentários ajudam o funcionário a sentir que ele faz a diferença na empresa e é eficiente. Por isso é bom ressaltar que a abordagem do feedback deve ser sempre bem pensada, porque mesmo que ele seja corretivo, o colaborador não deve sentir que seu trabalho é inútil, mas sim que pode melhorar.

3.                  Aumenta a comunicação e interação entre todos

Como já falamos, o feedback ajuda a melhorar a comunicação entre líderes e colaboradores e cria um canal onde ambos conseguem estar sempre em contato, alinhando todas as questões sobre o trabalho. Isso faz com que o feedback aconteça em pequenos momentos, sem necessariamente precisar ser marcado ou durante uma reunião. Essa liberdade dilui um pouco da hierarquia e faz com que os colaboradores não tenham vergonha de conversar com seus gestores e vice-versa.

4.                  Motivação é o combustível humano

Saber que você fez um bom trabalho é sempre uma boa coisa, gera um sentimento de gratificação e, ao contrário do que muitos pensam, o feedback corretivo, quando feito da maneira certa, também motiva os colaboradores. Os motiva a melhorar, trazer novas ideias, a usar métodos melhores e tornar o trabalho mais produtivo.

O aprendizado e a evolução também são importantes e só acontecem quando um colaborador se sente encorajado a mudar e isso, consequentemente, só acontece quando um líder dá a ele um bom feedback de direcionamento.

Bem, saber que o feedback é uma ferramenta poderosa para a empresa, você já sabe. A questão agora é como escolher a forma de realizá-lo e para isso vamos apresentar quais são os tipos de feedback e quais os diversos formatos em que ele pode ser realizado.

Quando se trata do tipo, temos dois: o positivo e o corretivo. Não é chamado de negativo, pois a intenção é que ele seja uma avaliação que aponte quais atitudes devem ser corrigidas, melhoradas, mudadas. A intenção é realmente corrigir algo e não negativar.

• Feedback positivo: o objetivo deste feedback é reforçar um comportamento que desejamos que se repita. Quando alguém realiza algo que agrada e que é positivo, deve receber o reconhecimento para que se sinta estimulada a repetir o comportamento. Caso haja omissão, o procedimento pode não se repetir.

• Feedback corretivo: o objetivo é modificar o comportamento. Quando há a necessidade de se mudar um comportamento, o ponto de partida é o feedback corretivo. Mas não é o mesmo que dizer feedback ofensivo. O feedback corretivo é o grande desafio para os gestores, professores, pais, esposos e todo o tipo de relação. Por quê? Porque ninguém gosta de ver seus “defeitos” serem expostos. Este só funciona se você também tiver o hábito de dar feedback positivo frequentemente.

Uma pesquisa com cerca de 1.200 profissionais de cargos de liderança e colaboradores, feita pela agência LeadPix em parceria com a empresa Cristina Panella Planejamento e Pesquisa, mostra divergência de opinião entre gestores e subordinados quando o assunto é a atenção que o chefe oferece à equipe. Enquanto 41% dos gestores afirmam que dedicam muita atenção ao funcionário, apenas 9% dos colaboradores concordam.

Isso mostra que os líderes precisam realmente dedicar mais tempo aos colaboradores e talvez adotar novas formas de realizar o feedback, para que ele seja feito de uma maneira proveitosa para ambos os lados.

Bem, dentro destes dois tipos de feedback que mostramos acima (positivo e corretivo), o gestor pode realizá-lo de diversas formas. Cada pessoa pode ter um jeito de fazer o feedback, mas utilizar técnicas já testadas por profissionais de recursos humanos, como essas que mostramos neste post, podem ajudar a melhorar essa comunicação. Veja abaixo alguns dos formatos mais conhecidos.

·                    Autoavaliação

Cada profissional avalia o seu próprio desempenho de acordo com regras pré-estabelecidas.

·                    Avaliação do líder

Com ajuda, acompanhamento e controle do departamento de Recursos Humanos, cada gestor avalia sua equipe de trabalho, comunicando os resultados dos funcionários sob sua responsabilidade.

·                    Avaliação líder-colaborador

O gestor orienta seus colaboradores, que fazem sua avaliação de acordo com o caminho indicado pelo superior. Enquanto o líder define metas e objetivos, o funcionário apresenta resultados e cobra recursos.

·                    Equipe de trabalho

As equipes são responsáveis por avaliar o desempenho de cada um de seus integrantes, definindo metas e objetivos a serem alcançados.

·                    Avaliação 360 graus

Nesse, que é um dos tipos mais utilizados nos dias de hoje, todos aqueles diretamente ligados ao colaborador analisado participam da avaliação de algum modo – incluindo líderes, colegas, pares, colaboradores e, em alguns casos, até mesmo clientes e fornecedores.

Periodicidade

Depois que os gestores escolhem a forma como vão realizar o feedback, é preciso pensar na periodicidade do mesmo. Não há regra. Esse tempo varia de negócio para negócio, em alguns locais o feedback semanal ou mensal pode funcionar bem, enquanto em outros é mais interessante que seja feito de forma bimestral ou trimestral. O único fator é prestar atenção se não há tempo demais entre um e outro para que seja dito tudo que for necessário e vice-versa.

Dar feedback anual, por exemplo, pode não ser uma boa opção quando um funcionário comete algum erro, ou quando realiza uma tarefa que supera as expectativas. Tudo isso precisa ser comentado na hora, é preciso ser pontual com as observações, porque depois de muito tempo, talvez a pessoa nem sequer se lembre das ações e com isso fica mais difícil corrigir algum erro que pode ter virado hábito.

Saber dosar a quantidade de feedbacks é essencial para não agravar nenhuma situação de desengajamento. Uma pesquisa feita para o livro The Power of Feedback apontou que 46% dos entrevistados não recebiam um bom feedback regularmente.

Sendo assim, é preciso definir bem a periodicidade porque esse será um fator que fortalece a cultura do feedback na empresa. Além disso, é sempre bom que alguns dias antes do feedback os funcionários sejam lembrados da reunião, para que possam anotar temas a serem abordados.

O feedback não deve ser uma via de mão única, então é sempre positivo que os colaboradores também possam falar sobre o que eles veem de acertos e erros na empresa e neles mesmos. Assim, é possível reforçar as orientações e acompanhar o progresso individualmente.

Mas nem sempre foi assim. Historicamente o feedback ganhou significados diferentes. No século 19, o termo foi criado para sinalizar o fim e o recomeço dos turnos de uma fábrica. Apenas depois da Segunda Guerra Mundial o termo passou a ser usado como indicativo de desempenho dos operários na indústria.

Até os anos 90 eram comuns, mesmo para executivos, reuniões de feedback coletivo — momento em que o líder reunia todos e descascava em público questões privadas, numa clara distorção da ferramenta.

Além disso, até pouco tempo atrás os gestores tinham a ideia de que o feedback era realmente uma conversa unilateral em que o chefe falava e o colaborador ouvia quieto, sem levantar os questionamentos dele ou apontar outros fatores que poderiam contribuir para alguma situação.

A estrutura do feedback

Com o tempo o formato do feedback mudou e sua estrutura também. Mesmo que você defina a periodicidade do seu feedback e o faça certinho todo mês, toda semana ou a cada dois meses, é preciso saber como estruturá-lo. Cobrar, observar e orientar é necessário, mas, sozinhas, essas ações não são efetivas para resolver um problema. Por isso vamos mostrar agora como deve ser a estrutura do feedback.

Primeiramente o feedback deve ser estruturado de acordo com o foco estratégico. A conversa deve sempre render um plano de ação para cumprir com um objetivo que ambos traçaram. Pode ser a resolução de um problema ou impulso para melhorar algo na empresa e acredite, é extremamente importante que o feedback tenha essa estrutura ou a falta de direcionamento pode deixar o colaborador perdido.

Não se trata de uma bronca ou um elogio apenas, o feedback deve ser uma orientação. É necessário definir: Quais são os próximos passos? Daqui a um mês ou daqui a três meses quando conversarem novamente, o que o vendedor vai ter feito? Essa finalização do feedback é extremamente importante para torná-los mais engajados e comprometidos com as tarefas.

E a falta de engajamento é um problema sério que atinge muitos profissionais. Um dos grandes desafios do engajamento é a conscientização do líder. Conheça aqui os outros 3 maiores desafios do engajamento.

Uma pesquisa do Instituto Gallup aponta que de 54% a 66% dos profissionais não estão engajados, de 11% a 17% estão ativamente desengajados e apenas 22% a 27% estão realmente engajados com o seu trabalho.

Abaixo separamos alguns passos para montar uma estrutura

1.                  A conversa deve ser bem objetiva. Não existe regra para qual tema abordar primeiro, mas é sempre bom tentar ser o mais direto possível, por exemplo, se um problema aconteceu há pouco tempo, comece por ele. Elogiar primeiro para depois fazer a crítica sobre o que houve pode não soar bem, então seja direto.

2.                  O que os especialistas dizem é que o papo deve ser dividido em duas partes. Numa, o funcionário é avaliado de acordo com seu papel no cumprimento das metas. Noutra, fala-se sobre relacionamento interpessoal e a necessidade de buscar capacitações específicas.

3.                  Atenção: Alguns empreendedores criam pequenos questionários de autoavaliação que os funcionários respondem antes do feedback. “Isso serve como ponto de partida para que a conversa não fique vaga demais”, diz Silva, da Grant Thornton.

4.                  Os feedbacks devem ser baseados em fatos e acontecimentos. O gestor precisa relacionar situações reais, nas quais o colaborador se apresentou bem ou cometeu algum deslize. Essas avaliações devem considerar a cultura organizacional, procedimentos padrão, políticas e normas de conduta internas para que os julgamentos sejam igualitários.

5.                  É preciso também escolher um ambiente isolado, livre da interferência dos demais membros da equipe, para que gestor e colaborador possam manter o foco na conversa.

Isso tudo ajuda a desenvolver uma cultura de gestão de pessoas que incentiva o colaborador a correr atrás de bons resultados e consequentemente a empresa também ganha com isso. A prova de que o feedback funciona e tem forte reação no negócio é que na pesquisa feita pela agência LeadPix em parceria com a empresa Cristina Panella Planejamento e Pesquisa, na qual questionaram funcionários sobre como se sentiriam caso o chefe lhe dedicasse mais atenção, 43% dos subordinados afirmam que se sentiriam mais valorizados; 40% que ficariam mais motivados e 35% mais confiantes.

Rogério Bulhões é diretor de operações da solução SER Casting e atuou também como diretor de RH do grupo O Boticário e do grupo Votorantim por muitos anos. É especialista em Gestão de Negócios e Recursos Humanos, com formação pela USP (Universidade de São Paulo) e pelo INSEAD (Instituto Europeu de Administração de Empresas).