Identificando problemas e soluções através do feedback

*Rogério Bulhões

O feedback é uma ótima ferramenta para saber como seu negócio está internamente, principalmente para aqueles que têm funcionários que são a ponta de contato com os clientes, como o varejo.  O feedback ajuda a diminuir a rotatividade e a melhorar o desempenho de toda a equipe e sabe por quê? 

Porque comunicação ainda é essencial dentro de qualquer empresa!

Claro que não existe uma fórmula sobre dar feedback que seja 100% bem-sucedida para todas as empresas, de todos os setores. Por isso, há diversas maneiras de se realizar o feedback, seja ele, positivo ou negativo. Neste post que fizemos para o nosso blog listamos diferentes formas como a autoavaliação, avaliação 360 que são mais conhecidas, como também avaliação líder-gestor e da equipe toda. Conheça cada uma delas detalhadamente.

Cada empresa escolhe a melhor forma como dar o feedback, a única maneira que ele não deve acontecer é no famoso formato “sanduíche”. Não se assuste, a técnica foi descrita no clássico livro “Gerente-Minuto”, que foi muito popular na década de 90, principalmente em grandes empresas de consultoria como a McKinsey.

Método Sanduíche Feedback

O método “Sanduíche” acontece quando o gestor elogia o colaborador, fala todos os atributos positivos do trabalho dele, diz o quão importante ele é para a empresa e como traz bons resultados para o time, o que seria a primeira fatia.

Em seguida, como recheio, o gestor fala o que precisa ser corrigido, faz as críticas e toda aquela parte difícil. E no fim, a outra fatia do pão, é quando o gestor após fazer a parte difícil, tenta amenizar a situação lembrando o colaborador que apesar das críticas ele ainda é importante para a empresa.

Bem, agora vamos falar sobre como identificar os problemas internos através de uma boa avaliação dos colaboradores.

Avaliação de Desempenho

A avaliação de Desempenho é o que vai te ajudar a formular seu feedback. É nela que você como gestor vai se amparar para ter bons argumentos e justificar todo o feedback, seja ele bom ou ruim. Então antes de saber como o feedback vai te ajudar a identificar o problema, você pode tentar descobrir por aqui.

A avaliação que antecipa o feedback tem por objetivo identificar o "gap" entre o real e o ideal — ou melhor, o quanto cada funcionário deveria produzir e o quanto ele de fato produz, dando aos gestores uma visão muito mais nítida do seu time. Além disso, ela detém seu foco nas competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) de cada avaliado.

Caso você ainda não tenha um sistema de Avaliação de Desempenho, você pode conhecer alguns deles e como funcionam neste post que fizemos para o blog. Aqui mostramos 5 tipos de avaliação que você pode escolher para aplicar com seus colaboradores, entre elas a Avaliação por escala gráfica, - uma das mais conhecidas - a avaliação 360 graus, a avaliação por escolha forçada, avaliação por competências e a avaliação por objetivos.

Como identificar problemas através do feedback

O feedback deve ser realizado com bastante atenção e tempo, nada de  5 minutinhos sentados respondendo mais perguntas, que provavelmente já foram respondidas na Avaliação de Desempenho. Aqui vamos dar algumas dicas que vão te ajudar a focar na conversa e a partir dela descobrir sinais de que há algum problema na empresa ou com o colaborador.

·                    SEJA RESERVADO E GENTIL:
Sim, pode parecer algo simples, mas nem sempre é, ainda mais se o gestor tiver de dar feedbacks negativos. Ainda assim é importante ser gentil e manter-se calmo, para que o colaborador saiba que você contar com você.

Um exemplo, se você grita, ofende, diminui ou humilha um colaborador durante um feedback, ele se retrai e não consegue se abrir para se defender ou mesmo para expor o que está vendo de errado na empresa. Essa situação se agrava quando o gestor ou chefe resolve fazer um feedback em um local pouco reservado. A presença de outros colaboradores também pode deixar o funcionário desconfortável.

·                    PERMITA QUE OS COLABORADORES ERREM E APRENDAM COM OS ERROS: 
Outra atitude comum que faz com que os colaboradores tentem esconder qualquer erro ou deslize é não permitir que eles errem. É importante o gestor mostrar que o erro faz parte do processo, claro que não é ideal que aconteça sempre, mas quando acontecer não fazer dele o maior problema da empresa.

Mostrar o aprendizado a partir do erro é algo que quase nunca acontece e para os colaboradores é importe que o gestor os ajude a enxergar que o erro não é de todo ruim, que ali têm uma lição que não deve ser ignorada

·                    MANTENHA A PERIODICIDADE DO FEEDBACK:

Como um gestor pode conseguir identificar problemas através do feedback dos funcionários, se não mantém uma periodicidade do mesmo? É importante fazê-lo em datas específicas e melhor ainda que os colaboradores saibam, pois podem se preparar para dar melhores informações sobre o próprio desempenho e de toda a equipe.

Problema de não ter feedback – sem feedback, sem soluções

Sem feedback regular uma empresa não tem uma boa comunicação. Sem comunicação dificilmente a empresa conseguirá encontrar a causa de um problema e mesmo resolvê-lo. É importante que gestores e colaboradores estejam alinhados do que acontece internamente, porque juntos todos pensam e trabalham melhor. Como já falamos aqui, o feedback é bom para ambos os lados e por isso deve ser valorizado.

E exatamente como o feedback pode ajudar a encontrar soluções? Bem, o gestor que conversa com seus colaboradores sabe o que acontece na sua empresa, fica bem informado sobre os problemas e pode também receber muitas sugestões. Não é difícil encontrar grandes gestores e chefes que costumam perguntar a seus funcionários como resolveriam algum problema que está afetando a todos. Pode ser valioso escutar novas pessoas e ver de diferentes ângulos. Pode ser que a solução não surja dali, mas uma nova ideia com certeza surgirá.

Quando só uma pessoa está encarregada das soluções é bem mais difícil acertar do que quando se ouve várias sugestões. Monopolizar a solução de problemas pode levar o gestor a optar por decisões não muito boas ou inadequadas. Ter uma boa comunicação é a base para a resolução de qualquer problema interno.

Um bom feedback te dirá tudo sobre sua empresa. O colaborador é a peça chave para saber o que se passa internamente, por isso é importante valorizá-lo e valorizar a ferramenta que vai ajudá-lo a crescer e te ajudar a enxergar os problemas e soluções de uma forma muito mais simples do que antes.

Rogério Bulhões é diretor de operações da solução SER Casting e atuou também como diretor de RH do grupo O Boticário e do grupo Votorantim por muitos anos. É especialista em Gestão de Negócios e Recursos Humanos, com formação pela USP (Universidade de São Paulo) e pelo INSEAD (Instituto Europeu de Administração de Empresas).