Tratando os Macaquinhos! - Conclusão

Trata-se de um artigo bem antigo mas ao mesmo tempo atual sobre Administração do Tempo. Fonte/Adaptação: Biblioteca Harward de Administração de Empresas

Oscar volta ao escritório segunda feira de manhã e permite que seus quatro subordinados se reúnam na ante-sala para vê-lo às voltas com os "macaquinhos" que lhe colocaram nas costas. Ele os chama à sua sala, um por vez. A finalidade de cada entrevista é a de pegar um "macaquinho", colocá-lo jeitosamente sobre a mesa entre eles e, em conjunto, imaginar de que modo a providência seguinte poderá ficar por conta do subordinado. Em certos casos, isso pode ser uma tremenda dureza.

A próxima providência, por parte do subordinado, poderá ser definida de maneira tão vaga e indecifrável por este, que, talvez, o Oscar resolva - pelo menos por enquanto - deixar o macaco passar a noite nas costas do subordinado, fazendo com que este o traga de volta no dia seguinte, a uma determinada hora, para continuarem a discussão em conjunto, e só então seja tomada uma deliberação mais concreta por parte do subordinado.

É bom que se diga que os macacos costumam dormir tão bem nas costas ou nos ombros dos subordinados quanto nas costas de seus superiores.

À medida que os subordinados vão deixando a sala, Oscar é recompensado pela visão dos "macaquinhos" saindo de seu escritório, montados nas costas de cada subordinado. Durante as 24 horas seguintes, o subordinado não ficará esperando, mas sim o Gerente é que estará aguardando.

Mais tarde, como quem não quer nada, Oscar passa pelas salas de seus subordinados, dá uma espiadinha pela porta e, jovialmente, pergunta: "Como vai a coisa, rapazes?"

Quando se reúnem à hora aprazada do dia seguinte, Oscar explica quais são os procedimentos. Mais ou menos assim:

"De maneira alguma, enquanto eu o estiver ajudando nesta ou em qualquer outra questão, o seu problema se tornará meu problema. No momento em que o seu problema se tornar meu, você não mais terá um problema em suas mãos. E eu não posso ajudar quem não tem problemas, certo? Portanto, quando esta reunião se encerrar, o problema sairá desta sala exatamente da mesma forma como entrou - nos seus ombros. Você poderá pedir a minha ajuda a qualquer momento e nós tomaremos uma decisão conjunta sobre qual será a próxima providência a ser tomada e qual dos dois a tomará"."Nos raros casos em que a providência seguinte couber a mim, você e eu estabeleceremos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que eu não tomarei nenhuma providência sozinho!"

Oscar segue essa mesma linha de pensamento com cada um de seus subordinados, até que, lá pelas 11 horas da manhã, percebe que não precisa mais manter a porta fechada. Seus "macaquinhos" desapareceram quase todos. Eles poderão voltar, mas somente com hora marcada.

TRANSFERINDO A INICIATIVA

A analogia do "macaquinho nas costas" é a transferência da iniciativa do Gerente para seus subordinados e mantê-la aí. Ou seja, antes que um Gerente possa criar o senso de iniciativa em seus subordinados, deverá assegurar-se de que eles têm iniciativa. Se ele a tirar deles, não mais a terão e então ele pode perfeitamente dar adeus ao seu "tempo discricionário". Voltará, todo ele, a ser "tempo imposto pelos subordinados".

ANATOMIA DA INICIATIVA ADMINISTRATIVA

Existem quatro graus de iniciativa que um Gerente pode exercer em relação à Diretoria e à Instituição:

1. Espere até ser chamado – mínima iniciativa

2. Pergunte o que deve fazer

3. Recomende, depois tome a ação resultante

4. Aja, mas informe normalmente – máxima iniciativa

Evidentemente, o Gerente deve ser suficientemente profissional para não tomar as iniciativas 1 e 2, quer seja em relação aos Diretores ou à Instituição. Um Gerente que se vale da iniciativa 1 não pode controlar os prazos nem o tipo de aproveitamento do tempo imposto pela Diretoria ou pela Instituição.

Por conseguinte, ele abre mão de todo e qualquer direito de reclamar daquilo que lhe é mandado fazer ou da hora em que deve fazê-lo. O Gerente que toma a iniciativa 2 pode controlar os prazos, porém não o aproveitamento do tempo. As iniciativas 3 e 4 deixam o Gerente com condições de controlar ambas as coisas, sendo que o maior controle é o nível 4.

A função do Gerente, em relação às iniciativas tomadas por seus subordinados, é dupla: primeiro, a de descartar o uso das iniciativas 1 e 2, forçando seus subordinados a aprenderem a dominar o "Trabalho em Equipe", segundo, para certificar-se de que para cada problema ou "macaco" que sai de sua sala, existe um nível estipulado de iniciativa que lhe é atribuído.

Cinco regras estritas e objetivas regulamentando os "Cuidados e Alimentação de Macacos". Qualquer violação dessas regras custará tempo discricionário!

Regra 1

Os "macaquinhos" devem ser tratados. Se não, eles morrem de fome e o Gerente perderá tempo valioso com as cerimônias fúnebres ou tentativas de ressuscitá-los.

Regra 2

A população de "macacos" deve ser mantida abaixo do limite que o Gerente tem condições de cuidar. Seus subordinados criarão tantos "macaquinhos" quantos ele tiver tempo de tratar, mas não mais. O Gerente não deve levar mais de cinco a quinze minutos para cuidar de um "macaquinho" já devidamente preparado.

Regra 3

Os "macaquinhos" só devem ser atendidos com hora marcada. O Gerente não deve, de jeito nenhum, ter de cuidar de macacos que estejam morrendo e alimentá-los na base do "Deus nos acuda".

Regra 4

Os "macaquinhos" devem ser tratados pessoalmente ou pelo telefone, mas nunca por escrito (se for escrito, a providência seguinte caberá ao Gerente - lembra-se?). A troca de correspondência e emails podem ajudar no processo de alimentação, mas não substituem a comida.

Regra 5

Todo "macaco" deve ter uma hora marcada para a "próxima refeição" bem como um "grau de iniciativa" pré-estabelecido. Ambos devem ser revisados a qualquer momento, de comum acordo, mas não devem ser vagos ou indefinidos. Caso contrário, o "macaco" ou morre de inanição ou acaba outra vez nas costas do Gerente.

CONCLUINDO

O conselho "mantenha controle dos prazos e do tipo de ação que tomar" constitui um elemento válido para gerir o tempo administrativo. A primeira recomendação administrativa é para que o Gerente aumente seu tempo discricionário, uma vez eliminado o tempo imposto por seus subordinados.

A segunda é para que utilize parte do tempo discricionário, recém-criado, para assegurar-se de que cada um de seus subordinados possui realmente a suficiente iniciativa, sem a qual não pode exercer uma atividade administrativa e, então, certificar-se de que tal iniciativa seja realmente tomada.

A terceira é para que use outra parte de seu tempo discricionário, agora mais amplo, no sentido de controlar os prazos e as atribuições dentro das exigências feitas pela Diretoria ou pela Instituição.

O resultado de tudo isso é que o Gerente aumentará sua influência pessoal, o que, por sua vez, permitirá que aumente, sem limites teóricos, a importância de cada minuto do tempo que despender organizando seu tempo de administração.