segunda-feira, 26 de abril de 2010

Indicadores de Gestão de Pessoas – Certificação

Apresento abaixo um modelo de Indicadores de Gestão de Pessoas parte de um projeto que atuei - discutido/formulado para uma Prefeitura!

Um dos principais desafios da nova Diretoria de Gestão de Pessoas da Prefeitura está centrado na maximização da prestação de serviços aos servidores e na redução de custos desnecessários / retrabalho.

A área de Gestão de Pessoas da Prefeitura apresenta, hoje:

- Baixa produtividade e eficácia pessoal de seus servidores provocada, principalmente, pelas condições inadequadas de trabalho,

- Precária preparação de seus gestores - de carreira ou não - para administrar o desempenho local,

- Excessiva partição do trabalho perdendo de vista os processos e o comprometimento com os resultados,

- Falta de pessoal em um ponto do sistema, mas ao mesmo tempo, do excesso de pessoal em outro - às vezes dentro de uma mesma Unidade/Equipe,

- Falta de visibilidade de indicadores para examinar a adequação de processos, estruturas e de pessoas,

- Dificuldade na obtenção de informações (informações imprecisas com muitas entradas manuais),

- Falta de alimentação e de atualização do banco de dados,

- Extensivo uso de informações e relatórios em papel,

- Ausência de alguns tipos de informações, como saúde do servidor, formação, cursos,..., de forma organizada,

- Foco no atendimento da rotina de trabalho/atendimento de balcão,

- Sistema de informação atual concebido para operação centralizada.

A questão é: como avançar?

Um instrumento referencial pode ser o desenvolvimento de um Programa de Certificação e a criação de Indicadores. Por certificação entende-se aquela Unidade/Equipe que assumiu a organização e a utilização dos vários instrumentos colocados à disposição e/ou a serem desenvolvidos pela Diretoria de Gestão de Pessoas e por outros que a própria Unidade/Equipe venha a agregar para fortalecer sua gestão e que permitam certificar esforços, avanços e dificuldades existentes.

Cabe a cada Unidade/Equipe, em consonância com a Secretaria de Gestão e Planejamento/Diretoria de Gestão de Pessoas, a definição de seus objetivos e metas de forma precisa e a proposição de um plano de ação para o cumprimento. Devem exercitar a nova estrutura administrativa (organograma) proposta, indicar ações prioritárias para requalificação e readaptação de servidores e a eventual liberação/acomodação de servidores excedentes para Equipes que necessitem de absorção de pessoal.

O conceito de certificação pressupõe a requalificação de servidores com caráter de prioridade, a prática de ações específicas de aumento da qualidade e a avaliação permanente.

O objetivo fundamental é aumentar a qualidade dos serviços prestados pela Diretoria de Gestão de Pessoas, vencendo “medos” e superando “conveniências”, tendo como norte os compromissos da Secretaria Municipal de Gestão e Planejamento/Prefeitura com os servidores.

O ponto de partida para a certificação é a clareza sobre os objetivos e metas de cada Unidade/Equipe integrante da Diretoria de Gestão de Pessoas, com a criação de um quadro de servidores adequado e bem organizado estruturalmente.

Para a construção de um mapa/sistema de indicadores em Gestão de Pessoas é necessário:

- Planejamento estratégico das Unidades/Equipes que compõem a Diretoria de Gestão de Pessoas,

- Existência de um banco de dados,

- Indicadores focados na relevância,

- Definição de referenciais comparativos de indicadores,

- Sistema de “semáforos” quando os indicadores indicam um nível crítico,

- Sistema/produtos de fácil visualização e entendimento,

- Confiabilidade e segurança do sistema e das informações (procedimentos de entrada e retirada de informações do sistema e controle de acesso).

Esses indicadores podem ser divididos em três categorias: estratégica, gerencial e operacional.

Os indicadores podem ser:

- Indicadores de estrutura: medem como o sistema está organizado em relação às atividades (exemplo: número de médicos/número total de servidores lotados na Secretaria Municipal da Saúde),

- Indicadores de processo: medem as etapas de um processo do inicio ao término (exemplo: número de empréstimos consignados solicitados no mês / número de empréstimos consignados cancelados no mês),

- Indicadores de resultado: medem a eficácia ou efetividade do processo (exemplo: percentual de redução de erros na inserção de dados no processamento da folha de pagamento / percentual de redução de erros na inserção de dados no processamento da folha de pagamento do mês anterior).

Rol de Indicadores recomendados (exercício):

- Absenteísmo,

- Servidores efetivos (educação básica, educação complementar, idade, sexo,...),

- Informações sobre comissionados, estagiários, terceirizados, contrato por prazo determinado,...

- Mobilidade funcional/salarial de servidores,

- Concessão de férias e licenças,

- Índice de horas extras,

- Comparativos de remuneração,

- Índice de acidentes de trabalho/período,

- Atendimentos efetuados/validados na Perícia Médica,

- Grupo ocupacional com mais acidentes no trabalho,

- Grupo ocupacional com mais afastamentos por motivos diversos,

- Doenças ocupacionais mais incidentes,

- Índices de tempo de serviço,

- Índices de ocupação de cargos/disponibilidade de vagas,

- Horas aplicadas em treinamento e desenvolvimento de servidores,

- Índices de avaliação do retorno do investimento (o que é possível colocar em movimento, em prática e em operação de imediato, qual o tempo ideal para uma avaliação concreta dos resultados obtidos – técnicos e comportamentais),

- Servidores verificados e/ou encaminhados pelas ações de medicina preventiva,

- Práticas de ginástica laboral (servidores envolvidos),

- Cumprimento de ações decorrentes do atendimento de reivindicações e abordagens obtidas em pesquisa de satisfação e clima organizacional,

- Cumprimento de ações decorrentes do atendimento de reivindicações obtidas em acordos sindicais e/ou de grupos ocupacionais.

A questão é: como avançar?

Entre as ações possíveis e necessárias, podemos destacar:

- Central de atendimento aos servidores de forma ágil e cortês (excelência no atendimento ao servidor/respostas rápidas),

- Novos planos de cargos, carreiras e salários dimensionados em função de categorias funcionais (magistério, saúde e administração direta) que permitam a redução de cargos e com funções mais amplas baseadas em competências cumulativas e não mais na excessiva especialização em todos os níveis,

- O desenvolvimento de um sistema de avaliação de desempenho claramente diferenciado da avaliação por mérito, com a finalidade de aferir o desenvolvimento dos servidores e propor um plano anual de capacitação,

- Um banco de competências que permita conhecer e registrar as competências dos servidores,

- Um processo de mobilidade funcional integrado às novas carreiras que permita o deslocamento dos servidores entre as unidades e equipes,

- A adoção de um novo sistema de gerenciamento dos dados para integrar todos os aspectos da vida funcional do servidor, com amplas perspectivas de descentralização, revisão de processos e desburocratização,

- Programas contínuos de desenvolvimento de gestores e gerentes.

Carlos Alberto de Campos Salles
Consultor de Recursos Humanos
CA&RH Consultoria Ltda.
Remuneração - Gestão de Desempenho - Competências
(11) 99323 - 7923

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